اقتصادحرفه و شغل

آشنایی با نحوه نوشتن پروپوزال

احتمالا هم اکنون شما کسب و کار خودتان را دارید و با وجود پیشرفت در آن، فکر می کنید موقعیت های دیگری وجود دارد که از آن ها غافل شده اید. درست است! جهان اطراف شما پر از موقعیت های استفاده نشده است؛ موقعیت هایی که به کسب و کار شما نیاز دارند و در صورت استفاده از آن، سود خواهند برد. اینجاست که مهارت نوشتن پروپوزال مطرح می شود. پروپوزال خوب می تواند فاصله شما و مشتریان احتمالی را پر کند. نوشتن یک پروپوزال قوی، ارزش کسب و کار شما را بیان می کند و می تواند شرکت یا سازمانی را برای همکاری با شما متقاعد کند.

در این مقاله نحوه نوشتن پروپوزال را بررسی می کنیم، نگاهی به انواع مختلف پروپوزال می اندازیم و برخی ایده ها را برای راهنمایی بیشتر می خوانیم.

پروپوزال تجاری چیست؟

پروپوزال تجاری یک سند رسمی است که توسط یک شرکت و با هدف عقد قرارداد در اختیار مشتریان قرار می گیرد. به عبارت دیگر اگر طرحی در ذهن دارید و می‌خواهید آن را عملی کنید بهتر است برای آن پروپوزالی بنویسید که به روشی مناسب و دقیق طرح شما را بازگو کند.

تصور غلطی مبنی بر یکسان بودن پروپوزال و برنامه های تجاری، وجود دارد. هدف از نوشتن و ارائه پروپوزال، فروش محصول یا خدمات شماست و نه کسب و کار شما. در واقع پروپوزال به شما کمک می کند تا به دنبال مشتریان جدید باشید.

انواع پروپوزال تجاری

دو نوع پروپوزال تجاری وجود دارد: درخواستی و داوطلبانه

پروپوزال داوطلبانه

پروپوزال های تجاری داوطلبانه، ارائه پیشنهاد به یک مشتری بالقوه است (بدون درخواست مشتری).

پروپوزال درخواستی

پروپوزال تجاری درخواستی، توسط یک مشتری آینده نگر درخواست می شود و توسط شما ارائه می شود. در پروپوزال تجاری درخواستی، سازمان و یا شرکت دیگری درخواست ارائه پروپوزال می کند. هنگامی که یک شرکت نیاز به حل مشکل دارد، از مشاغل دیگر دعوت می کند تا پروپوزالی ارائه دهند و در آن نحوه حل مشکل را توضیح دهند.

این که پروپوزال شما درخواستی است یا داوطلبانه، در مراحل نوشتن پروپوزال تفاوتی ایجاد نمی کند. پروپوزال شما باید شامل سه بخش اصلی و مهم باشد که عبارت اند از: بیانیه مشکل سازمان، راه حل پیشنهادی و اطلاعات قیمت گذاری.

مراحل نوشتن پروپوزال تجاری

مراحل نوشتن پروپوزال
مراحل نوشتن پروپوزال

قبل از نوشتن پروپوزال تجاری، درک کردن شغلی که برای آن پروپوزال می نویسید، بسیار مهم است. اگر آن ها برای شما یک درخواست ارسال کرده اند، آن را با دقت مطالعه کنید تا متوجه شوید دقیقاً به دنبال چه چیزی هستند. همچنین می توانید برای درک کامل مشکل و اهداف حل آن، با آن ها تماس بگیرید و یا ملاقات داشته باشید.

هنگامی که تحقیقات خود را انجام دادید، وقت آن رسیده است که شروع به نوشتن پروپوزال کنید. حالا به مراحل نوشتن پروپوزال نگاهی می اندازیم.

مراحل نوشتن پروپوزال تجاری
1- با صفحه ای برای عنوان شروع کنید
2- فهرست مطالب را یادداشت کنید
3- دلیل نوشتن پروپوزال و یک خلاصه از نحوه اجرا را بنویسید
4- مشکل یا نیاز را بیان کنید
5- راه حلی پیشنهاد کنید
6- مدارک تحصیلی خود را ارائه کنید
7- قیمت گذاری کنید
8- شرایط و ضوابط خود را به طور واضح بیان کنید
9- فضایی را برای امضا سند در نظر بگیرید
گام هایی برای نوشتن پروپوزال

1- با صفحه ای برای عنوان شروع کنید

شما باید برخی از اطلاعات اساسی را در صفحه اول وارد کنید. این اطلاعات عبارت اند از: معرفی خود و کسب و کار خود، نام خودتان و شرکت، تاریخ ارائه پروپوزال و نام مشتری (فردی که پروپوزال را برای او ارسال می کنید).

صفحه عنوان شما باید حرفه ای باشد. صفحه اول به نوعی تعیین کننده است پس باید مطمئن شوید که به اندازه کافی زیبا و برازنده است و همچنین بیش از حد به آن زرق و برق نداده اید. نمونه ای از صفحه عنوان؛

نمونه صفحه عنوان برای پروپوزال
نمونه صفحه عنوان

2- فهرست مطالب را یادداشت کنید

فهرست مطالب پروپوزال
فهرست مطالب

برای نوشتن یک پروپوزال قوی باید تا آنجا که می توانید، کار ها را برای افراد (طرف مقابل پروپوزال شما) ساده کنید و به طور خلاصه در دسترس قرار دهید. اولین مرحله برای ساده سازی، فهرست مطالب است.

فهرست مطالب به مشتری شما اجازه می دهد تا دقیقاً بداند که پروپوزال تجاری شما چه مواردی را شامل می شود. اگر پروپوزال خود را به صورت الکترونیکی ارسال می کنید، می توانید یک فهرست مطالب با قابلیت کلیک تهیه کنید تا برای سهولت خواندن و انتقال به بخش های مختلف پروپوزال شما آماده باشد.

3- دلیل نوشتن پروپوزال و یک خلاصه از نحوه اجرا را بنویسید

دلیل نوشتن پروپوزال
دلایل

خلاصه اجرایی دقیقاً دلیل ارسال پروپوزال را نشان می دهد و اینکه چرا راه حل شما برای مشتری احتمالی بهترین است. خلاصه اجرایی شما مزایای محصولات یا خدمات شرکت شما را نشان می دهد و اینکه چگونه آن راه حل ها می توانند مشکل مشتری شما را حل کنند. در واقع مشتری باید پس از خواندن خلاصه اجرایی (حتی اگر پروپوزال را کامل نخواند)، ایده روشنی از نحوه حل مشکل داشته باشد.

4- مشکل یا نیاز را بیان کنید

بیان مشکل در پروپوزال
مشکل

در اینجا شما خلاصه ای از مشکل را که بر مشتری تأثیر می گذارد، ارائه می دهید. این فرصتی برای شما است تا به مشتری (مشتریان) نشان دهید که درک درستی از نیاز ها و مشکل (که برای آن کمک می خواهند) آن ها دارید. تحقیق و تفکر انتقادی در این مرحله بسیار مهم است. شما باید وظایف خود را انجام دهید؛ به مسائل خاصی که مشتری شما با آن ها رو به رو است و شما می توانید در حل آن کمک کنید، نگاهی کلی داشته باشید. سپس مطالب را به گونه ای قانع کننده، طوری تنظیم کنید که شما را برای مرحله بعد آماده کند.

5- راه حلی پیشنهاد کنید

راه حل پیشنهادی در پروپوزال
راه حل

در این مرحله راهکاری برای حل مشکل ارائه می دهید. در این مرحله شما باید به شخصی سازی بپردازید. یعنی؛ مطمئن شوید که راه حل پیشنهادی شما با توجه به نیاز های مشتری شخصی سازی شده است تا بداند شما این پروپوزال را به طور خاص برای آن ها تهیه کرده اید. چیز هایی را که ارائه می دهید، روش هایی که استفاده می کنید و یک بازه زمانی برای انجام پروژه را به آن ها اعلام کنید.

6- مدارک تحصیلی خود را ارائه کنید

مدارک تحصیلی در پروپوزال
مدارک تحصیلی خود را ارائه کنید

از این بخش برای اطلاع از اینکه چرا برای این کار مناسب هستید استفاده کنید. مواردی از موفقیت مشتری پس از همکاری با شما را بیان کنید، هرگونه جوایز یا اعتبارات را برای افزایش اقتدار خود یادآور شوید.

7- قیمت گذاری کنید.

قیمت گذاری طرح پروپوزال
قیمت گذاری

قیمت گذاری مرحله ای است که ممکن است کمی مشکل باشد، زیرا شما نمی خواهید محصول خود را کمتر یا بیش از حد قیمت گذاری کنید. اگر می خواهید با توجه به بودجه مشتری چند گزینه قیمت گذاری ارائه دهید، یک جدول هزینه اختیاری اضافه کنید.

8- شرایط و ضوابط خود را به طور واضح بیان کنید

شرایط و ضوابط پروپوزال
شرایط طرح

اینجاست که در مورد جدول زمانی پروژه، قیمت گذاری و برنامه های پرداخت به جزئیات می پردازید. این ها خلاصه ای از مواردی است که در صورت پذیرش پروپوزال، شما و مشتری با آن موافقت می کنید. قبل از ارسال پروپوزال به مشتری، اطمینان حاصل کنید که شرایط و ضوابط را با تیم حقوقی خود روشن کرده اید.

9- فضایی را برای امضا سند در نظر بگیرید

جایگاه امضای پروپوزال
جعبه امضا

برای امضای مشتری فضایی در نظر بگیرید و به او اطلاع دهید که هنگام امضا دقیقاً با چه چیزی موافقت می کند. همچنین به او فرصتی بدهید تا در صورت داشتن هر گونه سوال بی پاسخ (که می توانید به آن ها پاسخ دهید)، با شما تماس بگیرد.

ایده هایی برای نوشتن پروپوزال تجاری

هنگام نوشتن یک پروپوزال تجاری، موارد زیادی را باید در نظر داشت. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند:

ایده هایی برای نوشتن پروپوزال تجاری
1- با یک طرح کلی شروع کنید
2- شامل داده ها و تصاویر بصری باشد
3- ارتباط و تعامل اجتماعی داشته باشید
4- در پروپوزال خود ویدیو قرار دهید
5- به پروپوزال خود جهت دهید
6- سایر امکانات و توانمندی های خود و کسب و کارتان را اضافه کنید
7-احساس فوریت و ضرورت ایجاد کنید
8- ساده بنویسید
9- برای مشتری تصمیم بگیرید
10- در برند خود بمانید
11- کیفیت پروپوزال را کنترل کنید
ایده هایی برای نوشتن پروپوزال

1- با یک طرح کلی شروع کنید

اگر می خواهید یک پروپوزال تجاری متفکرانه و مؤثر تهیه کنید، باید ایده ای کلی، از آنچه در نهایت می خواهید به آن دست یابید، داشته باشید. بنابراین قبل از اینکه به نوشتن بپردازید، بخش های اصلی پروپوزال خود و اطلاعاتی را که می خواهید در آن گنجانده شود، مشخص کنید. این امر باعث می شود تمرکز خود را حفظ کرده و پیام شما به خوبی انتقال یابد.

2- شامل داده ها و تصاویر بصری باشد

احتمالا می خواهید که پروپوزال شما نظر مشتری را جلب کند و از سایر پروپوزال هایی که (توسط مشتری) دریافت شده، متمایز باشد؛ یکی از بهترین راه ها برای این کار، قرار دادن عناصر بصری است که می تواند شامل؛ تصاویر، جدول ها و نمودار باشد. همچنین قرار دادن برخی اعداد و ارقام مرتبط می تواند پروپوزال شما را برجسته تر کند.

3- ارتباط و تعامل اجتماعی داشته باشید

ارتباط و تعامل با مشتری در پروپوزال
ارتباط با مشتری

اگر شخصا درباره ی کسب و کارتان صحبت کنید، می توانید بسیار قانع کننده باشید. بنابراین داشتن تعامل با مشتری به شما و پروپوزال شما اعتبار بیشتری می بخشد. اکثر مواقع اعتماد سخت است و وعده ها کارگشا نیستند. اگر تجربیات و نقل قول های مشتریان سابق خود را در پروپوزال داشته باشید، برای جلب اعتماد بسیار راه گشا است.

4- در پروپوزال خود ویدیو قرار دهید

در صورتی که پروپوزال خود را به صورت آنلاین و بر روی یک فایل pdf یا word ارائه می دهید، برای جذاب تر شدن پروپوزال می توانید ویدئویی مرتبط را نمایش دهید. برای استفاده از ویدئو و به کار بردن آن برای افرادی که با شما ارتباط تصویری یا شنیداری دارند، بسیار مهم است که تصمیم بگیرید ویدئو را در کدام بخش قرار دهید؛ به عنوان مقدمه پروپوزال یا برای توضیحات شفاهی برخی قسمت های پیچیده؟!

5- به پروپوزال خود جهت دهید

پروپوزال شما برای موفقیت کامل به جهت دهی نیاز دارد. پس مطمئن شوید که خواننده یا خوانندگان بعد از خواندن پروپوزال شما دقیقا می دانند که چه کاری باید انجام دهند. بهترین راه برای مطمئن شدن این است که برای اقدام راه مشخصی تعیین کنید و خواننده را در بلاتکلیفی رها نکنید.

6- سایر امکانات و توانمندی های خود و کسب و کارتان را اضافه کنید

لازم است که خواننده پروپوزال شما بداند که چه توانایی ها و امکانات دیگری برای انجام کار ها در سطح بالاتر دارید. بنابراین دیگر امکانات و توانمندی های خود را معرفی کنید تا مشتری بداند شما چه چیز یا چیز های دیگری برای ارائه دارید.

7- احساس فوریت و ضرورت ایجاد کنید

برای ایجاد احساس فوریت و ضرورت، از حاد بودن مشکل و لزوم هر چه سریع تر حل کردن آن بگویید و زمانی را برای جوابگویی مشخص کنید.

8- ساده بنویسید

بهتر است بر کیفیت تمرکز کنید. جملات خود را کوتاه و ساده نگه دارید و از زیاد به کار بردن اصطلاحات تجاری خودداری کنید. پیشنهاد شما باید به اندازه کافی ساده باشد تا هرکسی که آن را انتخاب کند به درک روشنی از آن برسد.

9- برای مشتری تصمیم بگیرید

نوشتن پروپوزال خود را به گونه ای انجام دهید که به نظر برسد نه گفتن به این پروپوزال ضرر مالی زیادی دارد. پروپوزال شما باید فراتر از انتظارات آن ها باشد و شما باید تمام تلاش خود را برای از بین بردن اعتراضات انجام دهید.

10- در برند خود بمانید

نترسید و اجازه دهید شرکت شما در پروپوزال شما بدرخشد. به برند خود وفادار باشید و به مشتری نشان دهید چه چیزی شما را از رقبایتان متمایز می کند.

11- کیفیت پروپوزال را کنترل کنید

کنترل کیفیت و بستن قرار داد پس از نوشتن پروپوزال
بستن قرارداد

پروپوزال شما باید عالی و بدون اشتباه باشد. نباید با ظاهر شلخته و غیر حرفه ای پروپوزال خود را تضعیف کنید. قبل از ارسال و یا ارائه پروپوزال، حتما مجددا آن را بخوانید و در صورتی مشاهده اشتباهات دستوری و نوشتاری دوباره و دوباره آن را بخوانید.

منبع: blog.hubspot.com

نمایش بیشتر

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا