ترفند هامحیط کار

7 روش موثر برای داشتن بهترین برنامه ریزی روزانه

  1. آیا به راحتی بهترین روز های خود را بدون برنامه ریزی روزانه از دست می دهید؟
  2. آیا تا به حال به پایان روز رسیده اید و فکر می کنید که “تمام روز چه کرده اید؟”
  3. آیا گاهی اوقات احساس می کنید که از بحرانی به بحران دیگر می روید و وقت ندارید که روی اولویت های خود تمرکز کنید؟

اگر پاسخ هریک از این سوالات مثبت است، ادامه مطلب را بخوانید. این مقاله به شما 7 نکته مهم و کاربردی برای برنامه ریزی روزانه می دهد. از این نکات برای اولویت بندی استفاده کنید و سپس برنامه ای ایجاد کنید تا روز ها (و زندگی) خود را در بلاتکلیفی از دست ندهید.

1. هر روز صبح برنامه روزانه خود را بنویسید

مهمترین نکته برای نحوه برنامه ریزی روزانه این است که در واقع برنامه و همه کار هایی را که قرار است در طی روز انجام دهید، بنویسید. نوشتن برنامه روزانه یک روش خوب برای مدیریت زمان است. بله، این به این معنی است که هر روز این کار را انجام دهید.

نکته اصلی این است که وقت بگذارید و کار هایی را که می خواهید امروز انجام دهید به ترتیب اولویت و اهمیت بنویسید.

اولویت های شما چیست؟ آیا مهلتی برای انجام آن ها دارید؟

لیستی از کار های مهمی که باید انجام دهید تهیه کنید. عمل نوشتن برنامه، مغز شما را پاک می کند به طوری که با تلاش برای به خاطر سپردن آنچه می خواهید انجام دهید محدود نمی شود. مهم نیست که این کار را در قالب دیجیتال با استفاده از چیزی مانند نرم افزار مدیریت پروژه یا نوشتن روی کاغذ انجام دهید.

کلید موفقیت این است که از آنچه برای شما مفید است استفاده کنید و آن را به هرگونه که راحت هستید، دیجیتالی و یا با استفاده از کاغذ انجام دهید

من روی آیپد طوفان فکری می کنم (نکته 3 را ببینید)، سپس لیست نهایی خود را روی کاغذ می نویسم. من متوجه می شوم که فهرست کار های روزانه بر روی کاغذ من را در قبال خودم پاسخگو می کند. فراموش کردن فهرستی که در یک دستگاه پنهان شده است بسیار آسان است. من یک دفتر برنامه ریزی روزانه دارم که به دسته های مختلف تقسیم شده است، با کادر های تأیید دستی. من دوست دارم این چک باکس ها را علامت بزنم.

2. هر روز در یک زمان مشخص برنامه ریزی کنید

وقتی برنامه ریزی خود را در همان زمان از روز انجام می دهید، یک عادت ایجاد می کنید و عادت های خوب این قدرت را دارند که شما را در مسیر خود نگه دارند.

می توانید روز خود را شب قبل یا صبح برنامه ریزی کنید. من ترجیح می دهم برنامه ریزی خود را صبح بعد از حداقل یک فنجان قهوه و شروع عملکرد مغزم انجام دهم. یکی از دلایلی که من برنامه ریزی صبحگاهی را ترجیح می دهم این است که اغلب به کار هایی فکر می کنم که باید در طول شب انجام دهم. اگر برنامه ام را قبلاً نوشته ام، باید بدانم چه چیزی را انجام دهم یا جابه جا کنم، تا جایی برای مورد جدید وجود داشته باشد.

عصر یا صبح واقعا مهم نیست. دوباره این چیزی است که به انتخاب شما بستگی دارد!

چگونه یک کتاب خوب، انتخاب کنیم؟

3. چک لیست

شامل همه کار هایی که باید انجام دهید، می خواهید انجام دهید و می توانید انجام دهید. آیا مهلتی برای انجام آن در پیش دارید؟ به این فکر کنید که باید با چه کسی تماس بگیرید یا ایمیل بزنید. امروز را برای انجام چه کار هایی نیاز دارید؟ آیا چیزی از برنامه دیروز باقیمانده که به نتیجه نرسیده باشد؟ در صورت داشتن برنامه (و امیدوارم که داشته باشید) برنامه هفتگی خود را مرور کنید.

هر چیزی که در جریان طوفان مغزی به دست می آورید ممکن است به برنامه نهایی شما برای آن روز نرسد. بدین ترتیب احتمال اینکه چیزی شما را سورپرایز کند را به حداقل می رسانید. مطمئن شوید که تقویم خود را برای قرار های ملاقات – نه تنها برای امروز بلکه برای چند روز آینده – مرور کنید.

برنامه ریزی روزانه

4. لیست وظایف کار و زندگی شخصی را مجزا کنید

خیلی آسان است که اولویت خود را بر روی وظایف کاری بگذارید و اجازه دهید کار های زندگی شما در مرحله بعد انجام شود. من اخیراً برگه برنامه روزانه خود را با عناوینی برای کار و زندگی اصلاح کردم. من این کار را به دو دلیل انجام دادم:

  1. به طوری که به راحتی می توانم ببینم در هر زمینه می خواهم چه کار کنم. این به من کمک می کند تا موارد را در صورت لزوم در یک بازه زمانی گروه بندی کنم. به عنوان مثال هنگامی که در یک دفتر کار می کردم، اغلب موارد را باید عصر ها انجام می دادم.
  2. به طوری که من تجارت و زندگی شخصی خود را متعادل نگه می دارم. من همان تعداد زمانی را که برای کار در نظر گرفته ام، برای زندگی شخصی خود نیز در نظر گرفته ام و هر دو را نیز هر روز پر می کنم.

5. دو کاری را که باید امروز انجام شود مشخص کنید

یک مورد از لیست کار خود و یک مورد از لیست کار های شخصی را که باید انجام دهید انتخاب کنید. لازم نیست این کار ها سخت ترین وظایف شما یا وظایفی باشند که انجام آن ها بیشترین زمان را خواهد برد. آن ها دو موردی باشند که برای کمک به شما در رسیدن به اهداف بلند مدت بسیار مهم هستند.

ابتدا آن ها را انجام دهید. به این ترتیب، حتی اگر از روال کار روزانه خارج شوید، می دانید که مهمترین وظایف انجام شده است. به عنوان مثال مهمترین وظیفه کاری من برای امروز نوشتن این پست وبلاگ بود، بنابراین من ابتدا این کار را انجام می دهم (البته پس از برنامه ریزی روزم).

6. برخی کار های سریع و کوتاه را لیست کنید

همه چیز در برنامه ریزی روزانه شما نباید یک پروژه بزرگ باشد. فقط به این دلیل که انجام کاری فقط 10 یا 15 دقیقه طول می کشد، به این معنی نیست که نباید در لیست شما قرار بگیرد! من 10 مورد برای انجام وظایفم در برگه برنامه ریزی روزانه خود دارم. اگر فقط کارهای “بزرگ” را در برنامه خودم قرار دهم، طبیعتاً انجام همه کار ها در یک روز واقعاً سخت خواهد بود.

قبلاً اشاره کردم که من عاشق علامت زدن چک باکس ها هستم. این بسیار رضایت بخش است که در پایان روز به لیست نگاه کنید و ببینید همه (یا تقریباً اکثر آن ها) علامت زده شده است. وظایف کوتاه باعث می شود که بتوانید همه چیز را در لیست خود انجام دهید.

کار های سریع و کوتاه همچنین برای اوقات کم انرژی روز بسیار مناسب است. وقتی انرژی شما در حال اتمام است، این بسیار خوب است که بتوانید چیزی را انتخاب کنید که تکمیل آن زمان یا انرژی زیادی نمی خواهد.

مزیت دیگر افزودن چند کار سریع به لیست این است که اگر برنامه خود را به تعویق انداختید، می توانید چند مورد از این موارد کوچکتر را حذف کرده و به سایر کار ها برسید.

7. مدام لیست خود را بررسی کنید

یکی دیگر از روش های موثر مدیریت زمان این است که اغلب به لیست خود مراجعه کنید و این به سازماندهی می رسد. لیست خود را در جایی نگه دارید که بتوانید در طول روز به راحتی به آن مراجعه کنید. این ممکن است در برنامه انجام کار ها در تلفن هوشمند شما، در دفترچه ای که روی میز خود نگه می دارید، در پلنر یا مکان دیگری که در ذهن شما قرار دارد، باشد.

من از فیلوفاکس استفاده می کنم که گوشه میز کارم است و لیست برنامه من را نشان می دهد. وقتی کاری را انجام می دهم، آن را بررسی می کنم و به راحتی می توانم سایر مواردی را که برای آن روز برنامه ریزی کرده ام ببینم. انتخاب مورد بعدی برای انجام بسیار آسان می شود و مجبور نیستم مغزم را درگیر کنم تا به خاطر بسپارم که می خواستم چه کار کنم.

نکات مورد علاقه من برای برنامه ریزی روزانه

این ها نکات مورد علاقه من برای برنامه ریزی روزانه است. با استفاده از آن ها می توانم مطمئن شوم که روز هایم برنامه ریزی شده است.

اگر برنامه ریزی روزانه چیزی است که با آن دست و پنجه نرم می کنید، یک یا دو مورد از این نکات را امتحان کنید. من قول می دهم که می توانید کنترل روز خود را در دست بگیرید.

نمایش بیشتر

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا